Teknik Problem Solving dengan 5 Langkah Temukan Akar Masalah dengan RCA

Masalah adalah sesuatu yang umum terjadi di setiap proses bisnis. Jika anda memiliki masalah, pendekatan seperti apa yang bisa digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dan beberapa metode problem solving sudah menjadi cara umum yang digunakan banyak perusahaan dalam memecahkan permasalahan yang berdampak signifikan terhadap proses bisnis perusahaan. Namun, seringkali anda langsung melompat kepada masalah yang terlihat saja. Tidak jarang, masalah kembali muncul setelah selesai.

Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah tool problem solving untuk membantu tim anda menemukan dan memahami akar penyebab masalah, dengan tujuan menghilangkan akar penyebab tersebut dan mencegah masalah muncul kembali. Pada dasarnya, RCA bertujuan untuk mengidentifikasi asal-usul terjadinya masalah.

Berikut ini adalah langkah-langkah agar bagaimana anda bisa menggunakan tool RCA ini sebagai teknik problem solving yang efektif untuk menemukan akar penyebab masalah:

Langkah 1 – Definisikan Masalah

Masalah apa yang sedang terjadi saat ini
Jelaskan simpton (gejala) yang spesifik, yang menandakan adanya masalah tersebut

Langkah 2 – Kumpulkan Data

Apakah anda memiliki bukti yang menyatakan bahwa masalah memang benar ada
Sudah berapa lama masalah tersebut ada
Dampak apa yang dirasakan dengan adanya masalah tersebut

Pada tahap ini, sebelum anda melangkah untuk melihat faktor-faktor apa saja yang berperan dalam timbulnya masalah, anda harus melakukan analisa mendalam terlebih dahulu. Untuk membuat Root Cause Analysis efektif, kumpulanlah perwakilan-perwakilan dari setiap departemen yang terlibat (mulai dari staf ahli hingga staf yang berada di garis depan, yang memahami situasi. Orang-orang yang paling akrab dengan masalah dapat membantu membawa anda ke pemahaman yang lebih baik tentang isu-isu yang ada saat ini. Untuk mempermudah, pada tahap ini anda bisa menggunakan framework CATWOE, yang akan memberi kemampuan untuk melihat situasi dari berbagai perspektif: pelanggan, karyawan, proses yang mengalami masalah, gambaran besar, dan area mana yang terkena dampak paling besar, owner, dan environmental constraint (hambatan dan keterbatasan yang akan memengaruhi keberhasilan solusi yang dijalankan).

Langkah 3 – Identifikasi Penyebab yang Mungkin

Jabarkan urutan kejadian yang mengarah kepada masalah
Pada kondisi seperti apa masalah tersebut terjadi
Adakah masalah-masalah lain yang muncul sering/mengikuti kemunculan masalah utama

Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang bisa anda dan tim pikirkan. Dalam banyak kasus, orang akan mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan.

Langkah 4 – Identifikasi Akar Masalah (Root Cause)

Mengapa faktor kausal tersebut ada
Alasan apa yang benar-benar menjadi dasar kemunculan masalah

Langkah 5 – Ajukan dan Implementasi Solusi

Apa yang bisa dilakukan untuk mencegah masalah muncul kembali
Bagaimana solusi yang telah dirumuskan dapat dijalankan
Siapa yang akan bertanggungjawab dalam implementasi solusi
Adakah resiko yang harus ditanggung ketika solusi diimplementasikan

Analisa proses identifikasi cause-effect anda dan temukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Hal lain yang juga sangat penting, lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari/menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan.